Klauzula RODO w CV w 2026: czy jest potrzebna?

Większość kandydatów dopisuje do CV zdanie o RODO z przyzwyczajenia, choć przepisy i UODO mówią co innego. Wyjaśniamy na podstawie Kodeksu pracy i poradnika UODO, kiedy klauzula jest zbędna, a kiedy naprawdę się przydaje.

Czy klauzula RODO w CV jest obowiązkowa?

Nie, na bieżącą rekrutację nie musisz dopisywać do CV żadnej klauzuli RODO. Pracodawca, który zbiera Twoje dane, sam odpowiada za to, żeby Cię poinformować, jak je przetwarza. Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) napisał o dawnym zwyczaju wprost: „Dotychczasowa praktyka zamieszczenia w liście motywacyjnym CV zgody na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych nie jest właściwa”. Zdanie pochodzi z poradnika „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy” z października 2018 roku, który UODO nadal udostępnia na swojej stronie.

Stan prawny, na którym opieramy ten tekst, to jednolity tekst Kodeksu pracy ogłoszony w Dzienniku Ustaw z 2026 r. pod pozycją 1245, uwzględniający zmiany na dzień 27 sierpnia 2026 roku. Jeśli czytasz ten artykuł długo po publikacji, sprawdź w tym samym źródle, czy przepisy się nie zmieniły.

Co mówi art. 22¹ Kodeksu pracy o danych w CV?

Artykuł 22¹ § 1 Kodeksu pracy wylicza, jakich danych pracodawca może żądać od kandydata, i nie wymaga do tego Twojej zgody. Pracodawca żąda podania imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych wskazanych przez Ciebie, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Według § 2 dane o wykształceniu, kwalifikacjach i zatrudnieniu pracodawca może wymagać wtedy, gdy są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Ten przepis ma dwie ważne daty. W obecnym kształcie, razem z art. 22¹a i 22¹b o zgodzie kandydata, obowiązuje od 4 maja 2019 roku, kiedy weszła w życie ustawa z 21 lutego 2019 r. dostosowująca polskie prawo do RODO. Drugą zmianę wprowadziła ustawa z 4 czerwca 2025 r., która weszła w życie 24 grudnia 2025 roku: w § 1 pkt 6 pojawiło się zastrzeżenie, że przebieg zatrudnienia obejmuje dane „z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy”.

Od tej samej daty, 24 grudnia 2025 roku, obowiązuje też art. 18³ᶜᵃ: osoba ubiegająca się o zatrudnienie dostaje od pracodawcy informację o początkowej wysokości wynagrodzenia lub jego przedziale, w ogłoszeniu albo przed rozmową kwalifikacyjną. To pracodawca ma więc ujawnić stawkę, a nie Ty swoją historię zarobków.

Kiedy klauzula w CV ma sens, a kiedy nie?

Klauzula ma sens w dwóch sytuacjach: gdy chcesz, żeby firma zatrzymała Twoje CV na kolejne rekrutacje, i gdy sam podajesz dane szczególnej kategorii. W pozostałych przypadkach jest zbędna, a czasem po prostu nieprecyzyjna. UODO tłumaczy, że po zakończeniu rekrutacji pracodawca powinien usunąć dane kandydata, a wykorzystać je w przyszłych naborach może tylko wtedy, gdy kandydat wyraził na to zgodę w dokumentach, które mu złożył.

Jak brzmi aktualna klauzula na przyszłe rekrutacje?

Dobra klauzula wymienia konkretną firmę, mówi, po co zachowuje się dane, i przypomina, że zgodę można wycofać. Według definicji, którą UODO przytacza w poradniku, zgoda to dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli. Ogólnikowe zdanie wklejane do każdego CV bez nazwy adresata tych warunków nie spełnia.

Przykładowe brzmienie, które możesz dopasować do ogłoszenia:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] także w kolejnych rekrutacjach prowadzonych przez tę firmę, przez okres 12 miesięcy od dnia wysłania CV. Wiem, że mogę wycofać zgodę w dowolnym momencie.”

Okres zależy od Ciebie. W przykładowej klauzuli informacyjnej dla pracodawców UODO wpisał dziewięć miesięcy, ale to ilustracja, a nie wartość z przepisu. Zachowaj w klauzuli trzy elementy: nazwę firmy, cel (kolejne rekrutacje) i prawo wycofania zgody. Wersję po angielsku znajdziesz w pytaniach na końcu artykułu.

Co zrobić ze zdjęciem, zdrowiem i innymi dodatkami w CV?

Zdjęcie i zainteresowania możesz dodać bez osobnej zgody, ale informacje o zdrowiu, wyznaniu czy związkach zawodowych wpisuj tylko wtedy, gdy naprawdę musisz. Art. 22¹a § 1 pozwala pracodawcy opierać przetwarzanie innych danych niż z listy na zgodzie kandydata, a § 3 obejmuje także dane przekazane z Twojej inicjatywy. UODO zalicza wizerunek do danych zwykłych i wyjaśnia, że takie dane pracodawca przetwarza na podstawie zgody, która przejawia się w samym przesłaniu życiorysu.

Inaczej jest z danymi szczególnych kategorii z art. 9 RODO, czyli dotyczącymi zdrowia, pochodzenia, poglądów czy przekonań religijnych. Art. 22¹b § 1 dopuszcza zgodę jako podstawę ich przetwarzania wyłącznie wtedy, gdy przekazujesz je z własnej inicjatywy. UODO dodaje, że jeśli kandydat nie wyrazi odrębnej zgody, pracodawca powinien takie dane usunąć, a zgoda powinna być wyraźna, na przykład w osobnym oświadczeniu. Praktyczna zasada: informację o niepełnosprawności dodaj świadomie, z jednym zdaniem zgody, albo pomiń. Dane o wyrokach skazujących są w ogóle wyłączone z przetwarzania na podstawie zgody z art. 22¹a § 1.

Brak zgody na dane spoza listy nie może Ci zaszkodzić. Art. 22¹a § 2 stanowi, że brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata ani przyczyną odmowy zatrudnienia.

Dlaczego stare formułki z CV są nieaktualne?

Popularna formułka z odwołaniem do ustawy z 1997 roku jest nieaktualna, bo ta ustawa przestała obowiązywać wraz z wejściem w życie nowej ustawy 25 maja 2018 roku. W starych CV nadal widać zdanie o przetwarzaniu danych „zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922)”. Art. 175 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych stwierdza, że ta dawna ustawa traci moc, z wąskimi wyjątkami dotyczącymi ścigania czynów zabronionych, a art. 176 ustala, że nowa ustawa weszła w życie 25 maja 2018 roku.

Wynika z tego prosta rada: nie kopiuj formułek z szablonów z internetu, jeśli nie rozumiesz, na co się powołują. Nieaktualny przepis w stopce pokazuje rekruterowi, że CV powstało z wzoru sprzed lat. Jeśli chcesz sprawdzić, jak całe CV wypada w systemach rekrutacyjnych, skorzystaj z darmowej kontroli: sprawdź CV pod ATS.

Co z CV wysłanym bez ogłoszenia i z formularzami online?

Gdy wysyłasz CV firmie, która nic nie ogłaszała, firma powinna szybko zdecydować, czy zaczyna rekrutację, czy usuwa Twoje dane. UODO opisuje to wprost: jeśli pracodawca jest zainteresowany, ma niezwłocznie dopełnić obowiązek informacyjny i podjąć działania zmierzające do zawarcia umowy, a jeśli nie, powinien niezwłocznie usunąć dane kandydata. Nie musisz więc dopisywać nic ponad zwykłe CV.

Obowiązek informacyjny z art. 13 RODO spoczywa na pracodawcy. UODO wymienia, co ma Ci przekazać: nazwę i adres firmy, cel i podstawę prawną przetwarzania, odbiorców danych, okres przechowywania, Twoje prawa oraz prawo skargi do Prezesa UODO. Firma może to zrobić w treści ogłoszenia albo w odpowiedzi po otrzymaniu zgłoszenia. W formularzach online zaznaczasz zgody w polach formularza. To, co zaznaczysz, dotyczy tej firmy, więc plik CV nie musi niczego powtarzać. Warto też mieć porządek we własnych aplikacjach: szablon CV czytelny dla systemów rekrutacyjnych nie wymaga żadnej stopki prawnej.

Jakie prawa masz po wysłaniu CV?

Masz prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie, a pracodawca powinien wtedy niezwłocznie usunąć Twoje dane. UODO pisze, że po wycofaniu zgody pracodawca traci uprawnienie do dalszego przetwarzania danych w celach rekrutacyjnych, a o prawie wycofania powinien poinformować już przy pozyskiwaniu danych. W informacji dla kandydatów wymienia też prawo dostępu do danych i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i skargi do Prezesa UODO.

Jak to zrobić w praktyce? Napisz krótkiego maila na adres wskazany w klauzuli informacyjnej firmy (zwykle jest to rekrutacja albo inspektor ochrony danych), podaj imię, nazwisko i datę wysłania CV oraz poproś o usunięcie danych. Zachowaj kopię wiadomości.

Jeśli aplikujesz często, zapisuj, do których firm wysłano zgodę na kolejne rekrutacje. Pomaga w tym prosty arkusz do śledzenia aplikacji o pracę. Dzięki niemu wiesz, kiedy kończy się okres wpisany w klauzuli.

Gdzie umieścić klauzulę w CV?

Klauzulę umieść na samym dole ostatniej strony, jako jedno krótkie zdanie zwykłym tekstem. Nie wstawiaj jej do nagłówka, do ramki ani do osobnej grafiki. Zwykły tekst czytają bez problemu i ludzie, i systemy rekrutacyjne. Jedno lub dwa zdania zajmują dwa wiersze, więc nie odbierają miejsca na doświadczenie.

Krótka lista kontrolna przed wysłaniem CV:

• sprawdź, czy ogłoszenie nie zawiera własnej klauzuli lub prośby o konkretne sformułowanie, i wtedy zastosuj się do niego,
• usuń z CV dane, których pracodawca nie może żądać, takie jak wysokość dotychczasowych zarobków,
• jeśli zostawiasz zgodę na kolejne rekrutacje, wpisz nazwę firmy i okres,
• jeśli dodajesz dane o zdrowiu, napisz osobne zdanie zgody albo zrezygnuj z takiej informacji,
• nie powołuj się na przepisy, których nie znasz, zwłaszcza na ustawę z 1997 roku.

Więcej o tym, jak ma wyglądać całe CV, żeby przechodziło przez systemy rekrutacyjne, znajdziesz w poradniku CV przyjazne ATS.

Źródła

• Obwieszczenie Marszałka Sejmu z 1 września 2026 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu Kodeksu pracy (Dz. U. 2026 poz. 1245), art. 22¹, 22¹a, 22¹b, 18³ᶜᵃ
• UODO, „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”, październik 2018, rozdziały 2 i 3
• Ustawa z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO (Dz. U. 2019 poz. 730), art. 4 i art. 173
• Ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy (Dz. U. 2025 poz. 807)
• Ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000), art. 175 i 176