System ATS w rekrutacji: jak przejść i napisać CV

System ATS porządkuje zgłoszenia, a decyzję i tak podejmuje człowiek, ale zły plik lub niedokładny formularz mogą wyciąć Twoje CV z gry. Pokazujemy, co zrobić z plikiem, słowami z ogłoszenia i formularzem online, żeby rekruter zobaczył to, co ważne.

Czym jest system ATS w rekrutacji?

System ATS to program, w którym firma zbiera zgłoszenia, porządkuje je i prowadzi kandydatów przez kolejne etapy, a nie robot, który sam wybiera najlepszą osobę. Skrót pochodzi od angielskiego „applicant tracking system”, czyli systemu śledzenia kandydatów. Po polsku najczęściej mówi się „system rekrutacyjny”. Rekruter dostaje w nim jedną listę zgłoszeń, może je wyszukiwać, oceniać, komentować i wysyłać kandydatom wiadomości.

Praktyczną konsekwencją jest to, że Twoje CV trafia najpierw do bazy, a dopiero potem przed oczy człowieka. Oficjalne źródła europejskie opisują to z różnych stron. Strona Europass dla rekruterów mówi o dostępie do informacji o umiejętnościach i doświadczeniu kandydatów „przedstawionych w sposób zrozumiały i uporządkowany”. EURES o Holandii pisze, że pracodawcy korzystają z baz CV, a formularze online stosują głównie duzi pracodawcy.

Systemy różnią się między firmami. Jedne tylko porządkują zgłoszenia, inne układają je według dopasowania do ogłoszenia. Nie ma więc jednej recepty, ale kilka zasad działa niemal zawsze, i o nich jest ten tekst. O samym układzie dokumentu piszemy osobno w poradniku CV przyjazne ATS i w tekście szablon CV pod ATS.

Czy system ATS sam odrzuca CV?

Najczęściej nie odrzuca CV sam, ale potrafi je źle odczytać, a wtedy rekruter widzi puste lub pomieszane pola. Dlatego pierwszym celem jest dokument, który system odczyta poprawnie. Drugim jest to, żeby człowiek znalazł w nim na pierwszy rzut oka to, czego szuka.

W niektórych formularzach pytania dodatkowe, na przykład o prawo do pracy, znajomość języka czy zgodę na lokalizację, mogą kończyć zgłoszenie po odpowiedzi „nie”. Czytaj je uważnie i odpowiadaj zgodnie z prawdą. Nie próbuj obchodzić pytań: rozmowa i tak je sprawdzi.

Warto też pamiętać o perspektywie rekrutera. Brytyjski National Careers Service przypomina, że pracodawcy dostają wiele CV i muszą szybko zdecydować, kogo zaprosić. Dlatego ważne informacje wpisz na górze pierwszej strony, a nie na końcu trzeciej.

Jak przygotować plik CV, żeby system go odczytał?

Użyj prostej czcionki, jednolitego stylu, zwykłych nagłówków sekcji i pliku z prawdziwym tekstem, a nie skanu. Brytyjski National Careers Service radzi czcionkę Arial, Times New Roman lub Calibri w rozmiarze 11 lub większym, jeden styl w całym dokumencie oraz nagłówki i punktory dla czytelności. Te same zasady pomagają systemom i ludziom.

Limit 2 MB nie jest polską normą, ale rozsądną granicą. EURES podaje go dla niemieckich aplikacji: jeden PDF z całą dokumentacją albo, jeśli jest formularz, osobne pliki PDF. Przed wysyłką przepuść plik przez darmowe sprawdzanie CV: pokazuje ono tekst, który prosty program odczytuje z Twojego PDF, i działa w przeglądarce, więc plik nie jest wysyłany. Więcej o samym procesie znajdziesz w tekście sprawdzanie CV pod ATS.

Jakich słów kluczowych użyć w CV?

Weź słowa z ogłoszenia: nazwy stanowisk, narzędzi, uprawnień i obowiązków, i użyj ich w CV tam, gdzie opisują Twoje prawdziwe doświadczenie. Europass mówi to wprost w poradzie o liście motywacyjnym: użyj słów kluczowych z ogłoszenia do opisu swoich umiejętności. W poradzie o CV dodaje, że należy skupić się na faktach, które pokrywają się z kryteriami oferty.

1. Wypisz z ogłoszenia wymagania obowiązkowe i mile widziane.
2. Zaznacz te, które masz. Nie dopisuj tych, których nie masz.
3. Użyj dokładnie tych samych sformułowań w sekcji doświadczenia i umiejętności, na przykład „obsługa klienta”, a nie „dbanie o relacje z odbiorcami”.
4. Dla każdego wymagania podaj jeden konkret: liczbę, okres, zakres.
5. Uzupełnij o skróty i pełne nazwy, jeśli oba są w użyciu, na przykład „CRM (zarządzanie relacjami z klientami)”.

Zrobisz to szybciej w narzędziu dopasowanie CV do oferty: wklejasz CV i ogłoszenie, a ono pokazuje najczęściej powtarzane słowa oferty, które masz już w CV, i te, których brakuje. Szczegółowy opis metody jest w tekście jak dopasować CV do oferty. Pamiętaj o granicy: kłamstwo w CV wychodzi na rozmowie, a słowo, którego nie rozumiesz, trudno obronić.

Jak wypełniać formularz zgłoszeniowy online?

Załaduj CV, a potem sprawdź każde pole, które formularz wypełnił za Ciebie, bo odczyt z pliku bywa niedokładny. Według EURES coraz więcej pracodawców, w tym niemieckich, przyjmuje wyłącznie e-maile lub własne formularze na stronie firmy.

• Konto kandydata. Załóż je na adres, do którego masz stały dostęp, i zapisz hasło. Wiadomości o statusie przychodzą na ten adres, a czasem trafiają do folderu ze spamem.
• Odczytane dane. Po wgraniu CV system zwykle wstawia dane do pól. Sprawdź daty, nazwy firm i stanowiska. Popraw błędy ręcznie.
• Daty. Wpisuj je w jednym formacie, od najnowszych. Europass radzi układ od najnowszych kwalifikacji i wyjaśnienie długich przerw w pracy lub nauce. Jak to zrobić, opisujemy w tekście o luce w CV.
• Pytania dodatkowe. Odpowiadaj konkretnie i zgodnie z prawdą, własnymi słowami. Jeśli pole ma limit znaków, najważniejsze zdanie wpisz na początku.
• Załączniki. Ładuj tylko to, o co prosi firma. Nazwij plik czytelnie, na przykład „Jan_Kowalski_CV.pdf”.
• Podgląd i wysyłka. Zrób zrzut ekranu potwierdzenia albo zapisz e-mail z potwierdzeniem. Pomoże Ci to w prowadzeniu rejestru aplikacji.

Jak sprawdzić, co system widzi w Twoim CV?

Zaznacz cały tekst w pliku PDF, wklej go do prostego edytora tekstu i przeczytaj, co z niego zostało. Jeśli kolejność jest pomieszana, brakuje fragmentów albo daty dołączyły do niewłaściwych stanowisk, system prawdopodobnie zobaczy to samo.

Zwróć uwagę na pięć rzeczy: czy nazwa stanowiska stoi obok nazwy firmy i dat, czy punktory nie zamieniły się w dziwne znaki, czy nagłówki są w dobrej kolejności, czy dane kontaktowe są w całości i czy nie ma pustych miejsc po ikonach. Jeśli którakolwiek rzecz zawodzi, popraw układ, a nie treść. Drugą ścieżką jest bezpłatne sprawdzenie pliku, które ocenia dziewięć prostych testów, w tym imię na początku, kompletny e-mail i telefon oraz czytelne nagłówki.

Ile CV wysyłać i jak pilnować aplikacji?

Lepiej wysłać mniej, za to dopasowanych CV, i zapisywać każdą aplikację w jednym miejscu. Dwie rzeczy decydują o skuteczności: dopasowanie do konkretnej oferty i dyscyplina w śledzeniu odpowiedzi. Rekomendacje, ile wysyłać tygodniowo, zebraliśmy w tekście ile CV wysłać, a sposób prowadzenia rejestru w poradniku śledzenie aplikacji o pracę.

Policz swój tydzień w kalkulatorze aplikacji, żeby policzyć wstecz, ile zgłoszeń potrzeba przy Twoim własnym wskaźniku odpowiedzi, by dojść do oferty. Nie czekaj bezczynnie na odpowiedź: według EURES o Holandii, jeśli po 14 dniach nie ma wieści, warto zadzwonić do firmy. W polskich rekrutacjach przyjmij podobny rytm, o ile ogłoszenie nie podaje innego terminu.

Najczęstsze błędy przy aplikowaniu przez systemy rekrutacyjne

Najczęstsze błędy to złożony układ pliku, kopiowanie jednego CV do wszystkich ofert i niesprawdzone pola formularza. Każdy z nich da się naprawić w kilkanaście minut.

• CV z dwiema kolumnami, ikonami zamiast słów i grafiką z umiejętnościami w postaci kropek.
• Jeden plik wysłany do wszystkich ofert bez zmiany słownictwa.
• Nagłówki o nietypowych nazwach, których nie rozpozna ani człowiek, ani program.
• Dane kontaktowe wpisane tylko w nagłówku strony, który może zostać pominięty.
• Brak zapisu wysłanych aplikacji i późna reakcja na zaproszenie na rozmowę.

Źródła

• Europass: jak napisać CV
• Europass: list motywacyjny
• Europass: zatrudnienie i rekrutacja
• National Careers Service (UK): How to write a CV
• EURES: warunki życia i pracy, Niemcy
• EURES: warunki życia i pracy, Holandia